Dziesiątki dostawców żywności, faktury codziennie, kilka lokali. Zobacz, jak zautomatyzować księgowanie dokumentów kosztowych w hotelu i gastronomii.

Hotele i gastronomia: faktury przychodzą codziennie, a marża liczy się w procentach

Restauracja czy hotel kupuje codziennie: warzywa, mięso, napoje, środki czystości, pranie, serwis sprzętu. Dostawców jest kilkudziesięciu, faktury przychodzą każdego dnia, a często dotyczą kilku lokali jednocześnie. Jednocześnie właściciel chce wiedzieć, ile kosztuje surowiec w stosunku do sprzedaży, bo w tej branży to decyduje o wyniku.

W skrócie

Księgowość w hotelarstwie i gastronomii wyróżnia bardzo duża liczba drobnych faktur od dostawców żywności i napojów, różne stawki VAT na zakupach, koszty wielu punktów lub działów (kuchnia, bar, pokoje, konferencje), sezonowość oraz potrzeba bieżącej kontroli kosztu surowca względem sprzedaży. flowMEE automatyzuje odczyt i dekretację faktur kosztowych, przypisuje je do lokali i działów oraz kategorii kosztów, a rozbieżności i duplikaty zatrzymuje przed zaksięgowaniem.

Co wyróżnia księgowość HoReCa

• Codzienne dostawy od kilkudziesięciu dostawców, często z wieloma pozycjami na fakturze
• Różne stawki VAT na zakupach żywności, napojów, alkoholu i usług
• Kilka lokali lub działów, każdy z własnym wynikiem: kuchnia, bar, pokoje, sala konferencyjna
• Sezonowość, w której liczba dokumentów rośnie wtedy, gdy zespół ma najmniej czasu
• Paragony z drobnych zakupów robionych przez kierowników zmian
• Faktury za pranie, serwis, media i usługi rezerwacyjne rozliczane między lokalami

Gdzie powstają problemy

Koszt surowca znany po fakcie

Dopóki faktury nie są zaksięgowane i przypisane do lokalu, nie wiadomo, ile naprawdę kosztował miesiąc w kuchni. Decyzje o cenach w menu zapadają na danych sprzed kilku tygodni.

Faktura nie w tym lokalu

Hurtownia dostarcza do trzech restauracji, a faktura wskazuje tylko adres dostawy. Ktoś musi ją przypisać, zanim trafi do księgowania.

Szczyt sezonu, zaległość w księgowości

Latem albo w okresie świątecznym dokumentów jest dwa razy więcej. Zaległość przechodzi na kolejne miesiące.

Co zmienia automatyzacja

Faktury dostawców przetwarzane bez udziału człowieka

System odczytuje faktury wielopozycyjne, rozpoznaje stawki VAT i dekretuje koszty według Waszych zasad, także od nowych dostawców.

Przypisanie do lokalu i działu

Lokal i dział są rozpoznawane na podstawie adresu dostawy, numeru klienta u dostawcy i historii dokumentów.

Kategorie kosztów do kontroli marży

Zakupy są przypisywane do kategorii, takich jak żywność, napoje czy alkohol, więc koszt surowca jest widoczny w trakcie miesiąca.

Przed i po

Sprawdźmy to na dokumentach z Waszego najbardziej obłożonego miesiąca

Weźmiemy faktury od kluczowych dostawców i pokażemy, ile z nich zostałoby zaksięgowanych i przypisanych do lokali bez udziału człowieka.

Zobacz, jak flowMEE obsługuje dokumenty Waszych lokali

Najczęstsze pytania

Czy system obsługuje faktury z wieloma stawkami VAT?

Tak. Pozycje są odczytywane i walidowane osobno dla każdej stawki.

Czy flowMEE liczy food cost?

flowMEE przypisuje zakupy do kategorii i lokali, co daje dane do wyliczenia kosztu surowca. Samo wyliczenie względem sprzedaży odbywa się w Waszym systemie lub raporcie.

Co ze sprzedażą z systemu POS i rezerwacji?

Zakres obsługi dokumentów sprzedażowych ustalamy przy wdrożeniu, w zależności od systemów, z których korzystacie.

Czy można obsłużyć kilka lokali w jednej firmie?

Tak. Każdy lokal może być osobnym miejscem powstawania kosztów albo osobnym podmiotem, jeśli tak działacie.

Czy muszę zmieniać program księgowy?

Nie. Dane trafiają do systemu, z którego już korzystacie.

Dziesiątki lokalizacji, te same koszty w każdej z nich i jedna księgowość. Zobacz, jak zautomatyzować obieg dokumentów w sieci placówek i franczyzie.

Sieć placówek: ten sam dokument w pięćdziesięciu wersjach

Każda placówka sieci generuje te same rodzaje kosztów: czynsz, media, ochronę, sprzątanie, drobne zakupy. Pojedynczo to proste dokumenty. Razem to kilka tysięcy faktur miesięcznie, które trzeba przypisać do właściwej lokalizacji, zatwierdzić i zaksięgować, zanim zarząd zobaczy wynik poszczególnych punktów.

W skrócie

Księgowość sieci placówek, takich jak sklepy, gabinety, restauracje czy punkty usługowe, opiera się na przypisywaniu kosztów do poszczególnych lokalizacji, obsłudze wielu powtarzalnych faktur od tych samych dostawców, akceptacji kosztów przez kierowników placówek oraz porównywaniu wyników punktów między sobą. flowMEE automatycznie rozpoznaje, której placówki dotyczy dokument, dekretuje go według wspólnych zasad sieci i kieruje do akceptacji właściwej osoby.

Co wyróżnia księgowość sieci

• Te same rodzaje kosztów powtarzające się w każdej lokalizacji
• Faktury od dostawców sieciowych, w których placówka jest wskazana tylko adresem lub numerem punktu
• Drobne zakupy i paragony z każdej placówki
• Kierownicy punktów odpowiedzialni za akceptację kosztów, często bez dostępu do systemu księgowego
• Otwieranie i zamykanie lokalizacji w trakcie roku
• Porównanie rentowności punktów jako podstawowe narzędzie zarządzania

Gdzie najczęściej powstają problemy

Koszt nie w tej placówce

Faktura od dostawcy mediów wskazuje numer punktu poboru, a nie nazwę lokalizacji. Bez słownika ktoś musi sprawdzić, którą placówkę to dotyczy.

Wynik punktów znany za późno

Dopóki wszystkie koszty nie są przypisane, porównanie lokalizacji jest niewiarygodne. Decyzje o zamknięciu czy inwestycji zapadają na niepełnych danych.

Nowa placówka, nowe reguły

Każda nowa lokalizacja oznacza aktualizację zasad przypisywania kosztów, którą ktoś musi pamiętać wprowadzić.

Co zmienia automatyzacja

Rozpoznanie lokalizacji z dokumentu

System przypisuje placówkę na podstawie adresu, numeru punktu, numeru klienta u dostawcy lub punktu poboru mediów oraz historii wcześniejszych dokumentów.

Wspólne zasady dla całej sieci

Reguły dekretacji ustalacie raz i są stosowane jednakowo we wszystkich lokalizacjach. Wyniki punktów są porównywalne, bo koszty są ujmowane tak samo.

Akceptacja przez kierowników placówek

Kierownik widzi tylko dokumenty swojego punktu i zatwierdza gotowe propozycje. Księgowość widzi status w całej sieci.

Przed i po

Sprawdźmy to na dokumentach z kilku Waszych placówek

Wybierzcie lokalizacje, w których przypisanie kosztów sprawia najwięcej kłopotu. Pokażemy, jak system je rozpozna.

Zobacz, jak flowMEE obsługuje wiele lokalizacji

Najczęstsze pytania

Czy system obsługuje franczyzę, w której placówki są osobnymi firmami?

Tak. Każdy podmiot może mieć własny plan kont i reguły, a jednocześnie korzystać ze wspólnych zasad sieci.

Co z raportami fiskalnymi i utargami?

Zakres obsługi dokumentów sprzedażowych z placówek ustalamy przy wdrożeniu, w zależności od tego, jak je dziś rejestrujecie.

Czy można rozliczać koszty centrali na placówki?

Tak. Koszty wspólne mogą być dzielone na lokalizacje według ustalonych kluczy.

Jak szybko dodać nową placówkę?

Nową lokalizację dopisuje się w systemie wraz z jej danymi identyfikującymi, a od tego momentu dokumenty są do niej przypisywane.

Czy kierownicy placówek widzą dane innych punktów?

Nie, jeśli tak ustalicie. Uprawnienia przydziela się na poziomie lokalizacji.

Przelew na rachunek spoza białej listy może kosztować utratę kosztu podatkowego. Zobacz, jak flowMEE sprawdza kontrahentów, zanim faktura trafi do zapłaty.

Weryfikacja kontrahentów: kontrola, która powinna dziać się sama

Sprawdzenie NIP, statusu VAT i rachunku bankowego to czynność, którą każdy dział finansowy zna i którą każdy czasem pomija. Nie z niedbałości, tylko dlatego, że przy setkach faktur miesięcznie ręczna kontrola każdej z nich jest nierealna. Wtedy właśnie zdarza się przelew na rachunek, którego nie ma w wykazie.

W skrócie

Weryfikacja kontrahenta obejmuje sprawdzenie poprawności NIP, statusu podatnika VAT oraz tego, czy rachunek bankowy wskazany na fakturze znajduje się w wykazie podatników VAT, zwanym białą listą. Zapłata powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu może skutkować brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych i solidarną odpowiedzialnością za VAT dostawcy. flowMEE wykonuje te kontrole na etapie przyjęcia dokumentu, zanim faktura trafi do zapłaty.

Dlaczego ręczna kontrola nie wystarcza

• Sprawdzenie rachunku trzeba wykonać w odniesieniu do dnia zlecenia przelewu, a nie dnia otrzymania faktury
• Dostawcy zmieniają rachunki, a informacja o zmianie przychodzi w stopce maila albo wcale
• Fałszywe faktury z podmienionym numerem rachunku wyglądają jak prawdziwe
• Status VAT kontrahenta może zmienić się w trakcie współpracy
• Przy dużej liczbie dokumentów kontrola staje się wyrywkowa

Jakie kontrole wykonuje flowMEE

Poprawność NIP i danych kontrahenta

System sprawdza, czy NIP z faktury jest poprawny i czy dane sprzedawcy zgadzają się z tym, co jest zapisane w Waszej kartotece kontrahentów.

Status w wykazie podatników VAT

Weryfikacja statusu VAT i rachunku bankowego odbywa się przy przyjęciu dokumentu. Zakres i moment ponownej weryfikacji przed płatnością ustalamy przy wdrożeniu.

Zmiana rachunku u znanego dostawcy

Gdy na fakturze pojawia się inny rachunek niż na poprzednich dokumentach od tego samego dostawcy, system zatrzymuje fakturę i oznacza ją do wyjaśnienia.

Duplikaty i podejrzane dokumenty

Faktura powtórzona, z tym samym numerem i kwotą albo z podejrzanie zbliżonymi danymi, nie przejdzie dalej bez decyzji człowieka.

Ślad kontroli przy dokumencie

Wynik każdej weryfikacji jest zapisany przy dokumencie, co ułatwia wykazanie należytej staranności w razie kontroli.

Przed i po

Sprawdźmy, ile Waszych faktur przeszłoby kontrolę bez uwag

Przepuścimy przez system dokumenty z ostatniego miesiąca i pokażemy, które zostałyby zatrzymane i dlaczego.

Zobacz, jak wygląda kontrola kontrahenta w flowMEE

Najczęstsze pytania

Czy weryfikacja zastępuje sprawdzenie w dniu przelewu?

Przepisy odnoszą się do stanu z dnia zlecenia przelewu. Sposób weryfikacji tuż przed płatnością ustalamy przy wdrożeniu, w zależności od tego, jak realizujecie płatności.

Co się dzieje, gdy rachunku nie ma w wykazie?

Faktura zostaje zatrzymana i trafia na listę wyjątków z opisem problemu. Decyzję o dalszym postępowaniu podejmuje osoba odpowiedzialna.

Czy system sprawdza kontrahentów zagranicznych?

Zakres weryfikacji kontrahentów zagranicznych ustalamy na starcie, w zależności od tego, z jakich krajów pochodzą Wasi dostawcy.

Czy to chroni przed fałszywymi fakturami?

Wykrywanie zmiany rachunku u znanego dostawcy i duplikatów znacznie ogranicza to ryzyko. Nie zastępuje jednak procedur potwierdzania zmian danych u kontrahenta.

Czy kontrola spowalnia obieg dokumentów?

Nie. Dokumenty bez uwag przechodzą dalej bez udziału człowieka, a zatrzymywane są tylko te, które wymagają wyjaśnienia.

Faktura korygująca musi trafić do właściwego okresu i odwołać się do dokumentu pierwotnego. Zobacz, jak flowMEE automatyzuje księgowanie korekt.

Faktury korygujące: dokument, którego nikt nie lubi księgować

Faktura pierwotna jest prosta. Korekta wymaga odnalezienia dokumentu, którego dotyczy, sprawdzenia, co dokładnie się zmieniło, ustalenia okresu, w którym trzeba ją ująć, i poprawienia rozrachunków. Przy kilku korektach w miesiącu to uciążliwe, przy kilkuset to osobny etat.

W skrócie

Księgowanie faktury korygującej polega na powiązaniu jej z fakturą pierwotną, ustaleniu różnicy w kwotach i stawkach VAT, ujęciu jej we właściwym okresie rozliczeniowym oraz aktualizacji rozrachunków z kontrahentem. flowMEE rozpoznaje korektę, odnajduje dokument pierwotny w Waszych księgach, wylicza różnice pozycja po pozycji i przygotowuje zapis z odwróceniem lub uzupełnieniem pierwotnej dekretacji.

Co sprawia, że korekty zajmują tyle czasu

• Korekta odwołuje się do dokumentu sprzed kilku miesięcy, który trzeba najpierw odnaleźć
• Dostawcy korygują całą fakturę, pojedyncze pozycje albo tylko cenę, każdy w innym formacie
• Korekty zmniejszające i zwiększające ujmuje się w VAT według różnych zasad dotyczących okresu
• Korekta zmienia saldo rozrachunku, które często było już rozliczone przelewem
• Rabaty posprzedażowe i korekty zbiorcze obejmują wiele faktur jednocześnie

Co robi flowMEE z korektą

Rozpoznanie korekty i dokumentu pierwotnego

System rozpoznaje, że dokument jest korektą, odczytuje numer faktury pierwotnej i odnajduje ją w księgach, także gdy numer jest zapisany niekonsekwentnie.

Wyliczenie różnic

Porównanie odbywa się pozycja po pozycji: co zmieniło się w ilości, cenie, stawce VAT. Zapis obejmuje tylko różnicę, a nie całe dokumenty.

Dekretacja spójna z oryginałem

Korekta trafia na te same konta i MPK co faktura pierwotna, chyba że jej treść wskazuje inaczej. Zachowana jest spójność kosztów w raportach.

Propozycja okresu ujęcia

System proponuje okres ujęcia korekty w rejestrze VAT zgodnie z przyjętymi zasadami. Przypadki wymagające oceny trafiają do księgowego.

Aktualizacja rozrachunków

Saldo kontrahenta zostaje skorygowane, a nadpłata lub dopłata jest widoczna od razu.

Przed i po

Pokażcie nam korekty, które zwykle odkładacie na koniec

Zbiorcze, częściowe, odnoszące się do starych dokumentów. Sprawdzimy, jak system je powiąże i zaksięguje.

Zobacz, jak flowMEE obsługuje Wasze korekty

Najczęstsze pytania

Czy system obsłuży korektę do faktury zaksięgowanej przed wdrożeniem?

Tak, jeśli faktura pierwotna jest w Waszym systemie księgowym. flowMEE wyszukuje ją w księgach, a nie tylko wśród dokumentów, które sam przetworzył.

Co z korektami z KSeF?

Korekty z KSeF są przetwarzane tak samo jak pozostałe, z wykorzystaniem danych strukturalnych i odwołania do faktury pierwotnej.

Czy obsługujecie rabaty posprzedażowe?

Tak. Korekta zbiorcza może zostać rozpisana na faktury, których dotyczy, albo zaksięgowana zbiorczo, zależnie od Waszej polityki.

Kto decyduje o okresie ujęcia korekty?

System proponuje okres na podstawie treści dokumentu i ustalonych zasad. Ostateczna decyzja w przypadkach niejednoznacznych należy do księgowego.

Czy korekta może zmienić MPK?

Tak, jeśli wynika to z jej treści. Domyślnie korekta przyjmuje przypisanie z faktury pierwotnej.